Privaatsuspoliitika

Tallinna Rahvusvaheline Kool OÜ

1. Sissejuhatus

Tallinn International School OÜ (edaspidi “IST”, “meie” või “kool”) on pühendunud oma õpilaste, vanemate või seaduslike esindajate, töötajate, kandidaatide, vilistlaste ja teiste isikute, kelle isikuandmeid me töötleme, eraelu puutumatuse ja isikuandmete kaitsmisele. Kuna IST on peamiselt alaealistega töötav haridusasutus, rakendab kool isikuandmete töötlemisel kõrgendatud kaitsemeetmeid ning käsitleb andmekaitset oma peamise tegevus- ja eetilise vastutusena. Käesolevas privaatsuspoliitikas selgitatakse, kuidas me kogume, kasutame, säilitame, jagame ja kaitseme isikuandmeid vastavalt ELi isikuandmete kaitse üldmäärusele (EL) 2016/679 (“GDPR”), Eesti isikuandmete kaitse seadusele ja muudele kohaldatavatele õigusaktidele.

2. Andmete vastutav töötleja ja kontaktandmed

Andmete vastutav töötleja on Tallinn International School OÜ. Äriühingu registreeritud aadress ja ametlikud kontaktandmed on avaldatud kooli veebilehel. Kõikides isikuandmete kaitse, privaatsuse või andmesubjekti õiguste kasutamisega seotud küsimustes võivad isikud võtta ühendust IST-ga kooli ametlike kontaktandmete kaudu või pöörduda otse andmekaitseametniku poole aadressil dpo@ist.ee. Andmekaitseametnik on isikuandmete töötlemise küsimustes andmesubjektide ja järelevalveasutuste peamine kontaktisik.

3. Käesoleva poliitika reguleerimisala

Käesolev privaatsuspoliitika kehtib kõigi isikuandmete suhtes, mida IST töötleb oma haridus-, haldus-, õigus- ja tegevustegevuse raames. See hõlmab andmeid, mida töödeldakse meie veebisaidi, vastuvõtuprotsessi, haridusplatvormide, sidesüsteemide, sisemise halduse ja teenusepakkujatega koostöö raames. Käesolev poliitika kehtib õpilaste, vanemate või seaduslike hooldajate, personali, töövõtjate, kandidaatide, vilistlaste ja veebisaidi külastajate suhtes.

4. Meie poolt töödeldavate isikuandmete kategooriad

IST võib töödelda järgmisi isikuandmete kategooriaid. Identifitseerimisandmed, nagu nimi, sünniaeg, isikukood (kui see on seadusega nõutud), kodakondsus ning õpilase või töötaja identifitseerimisandmed. Kontaktandmed, nagu aadressid, e-posti aadressid, telefoninumbrid ja hädaolukorra kontaktandmed. Haridusandmed, sealhulgas registreerimisandmed, akadeemilised andmed, hindamised, kohalolek, õppetoetuse andmed ja distsiplinaarandmed. Erilise kategooria andmed, kui see on hädavajalik, sealhulgas terviseandmed (nt allergiad, terviseprobleemid, ravimite võtmise juhised), toitumisvajadused ja andmed, mis on vajalikud õpilaste ohutuse ja heaolu tagamiseks. Töötajate tööhõive- ja personaliteave, sealhulgas lepingud, palgaandmed, kvalifikatsioonid, töötulemuste andmed ja seadusega nõutavad andmed. Tehnilised ja kasutamisandmed, nagu sisselogimiste andmed, juurdepääsuloogid, IP-aadressid ja IST-i IKT-süsteemide ja platvormidega seotud süsteemi kasutamisandmed. Veebisaidi andmed, sealhulgas küpsised ja analüütilised andmed, nagu allpool eraldi kirjeldatud.

5. Andmete töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused

IST töötleb isikuandmeid ainult juhul, kui selleks on GDPR-i kohane õiguslik alus. Peamised eesmärgid ja õiguslikud alused hõlmavad lepingu täitmist, näiteks hariduse pakkumist, õppurite registreerimise haldamist, töösuhteid ja kokkulepitud teenuste osutamist. Õiguslike kohustuste täitmine, sealhulgas haridus-, töö-, raamatupidamis-, lastekaitset käsitlevate eeskirjade ja andmekaitsealaste õigusaktide kohustused. Eluliste huvide kaitse, eriti juhul, kui on ohus õpilase või muu isiku tervis või ohutus. Hariduse ja turvalisusega seotud avaliku huvi ülesannete täitmine. Õigustatud huvid, näiteks IKT-süsteemide turvalisuse tagamine, väärkasutuse ennetamine ja haridusteenuste parandamine, tingimusel et need huvid ei ole andmesubjekti õigustest olulisemad. Nõusolek, kui see on nõutav, eelkõige eriliiki andmete töötlemisel, fotode või meedia avaldamisel, valikuliste teenuste osutamisel ja mitteoluliste küpsiste kasutamisel. Nõusoleku võib igal ajal tagasi võtta.

Automatiseeritud otsuste tegemine

IST ei kasuta automatiseeritud otsuste tegemist ega profiilide koostamist, sealhulgas tehisintellekti või chatbotiteenuste kaudu, et teha otsuseid, millel on õiguslikud või muud sarnased olulised tagajärjed üksikisikutele, sealhulgas õpilastele, lapsevanematele või töötajatele.

6. Laste isikuandmete töötlemine

IST tegeleb peamiselt alaealiste harimisega ja rakendab seetõttu laste isikuandmete töötlemisel täiendavaid kaitsemeetmeid. Õpilaste isikuandmeid töödeldakse ainult õiguspärastel hariduslikel, halduslikel, laste kaitsmise ja õiguslikel eesmärkidel. Kui nõusolek on vajalik, saadakse see vanematelt või seaduslikelt hooldajatelt kontrollitaval viisil. IST ei kasuta laste andmeid ärilise profiili koostamiseks ega turunduseesmärkidel. Juurdepääs õpilaste tundlikele andmetele on rangelt piiratud volitatud töötajatega, lähtudes nende rollist ja vajadusest.

7. Erilise kategooria andmed

Erilise kategooria isikuandmeid, sealhulgas tervise-, toitumise ja muud tundlikku teavet, töödeldakse ainult juhul, kui see on hädavajalik IST-i juriidiliste kohustuste täitmiseks, eluliste huvide kaitsmiseks või asjakohase haridusalase toetuse ja turvalisuse tagamiseks. Selliseid andmeid töödeldakse selgesõnalise nõusoleku ja/või kehtivate juriidiliste kohustuste alusel. Nende andmete kaitsmiseks rakendatakse täiendavaid tehnilisi ja organisatsioonilisi turvameetmeid, sealhulgas piiratud juurdepääsu ja turvalist säilitamist.

8. Andmete säilitamine

IST säilitab isikuandmeid ainult nii kaua, kui see on vajalik nende kogumise eesmärkide täitmiseks või seadusega nõutud. Säilitamisajad on määratletud sisemiselt andmete kategooriate kaupa. Õpilaste akadeemilisi andmeid säilitatakse kooskõlas kehtivate haridus- ja arhiivinõuetega. Tervise- ja heaoluandmeid säilitatakse ainult õpilase õpingute kestuse ajal, välja arvatud juhul, kui seadusega on ette nähtud pikem säilitamisperiood. Töötajate andmeid säilitatakse vastavalt tööõiguse ja raamatupidamise alastele õigusaktidele. Veebisaidi analüüsi- ja küpsiseandmeid säilitatakse piiratud ajavahemiku jooksul, nagu on kirjeldatud küpsiste jaotises. Säilitustähtaegade möödumisel andmed turvaliselt kustutatakse või muudetakse anonüümseks.

9. Andmete jagamine ja vastuvõtjad

IST võib jagada isikuandmeid kolmandate isikutega ainult juhul, kui see on vajalik ja seaduslik. Nende hulka kuuluvad haridusteenuste osutajad, IKT- ja pilveteenuste pakkujad, riigiasutused (kui see on seadusega nõutud) ning professionaalsed nõustajad. Kõik teenusepakkujad, kes töötlevad isikuandmeid IST nimel, tegutsevad GDPR-i kohaselt andmetöötlejatena ja on seotud andmetöötlemislepingutega, mis tagavad konfidentsiaalsuse, turvalisuse ja nõuete täitmise. IST ei müü isikuandmeid.

10. Andmete edastamine välismaale

IST töötleb ja säilitab isikuandmeid peamiselt Euroopa Majanduspiirkonnas (EMP). Kui isikuandmeid edastatakse väljapoole EMP-d, tagab IST, et on kehtestatud asjakohased kaitsemeetmed, näiteks Euroopa Komisjoni poolt heaks kiidetud piisavuse otsused või standardlepingutingimused.

11. Andmete turvalisus

IST rakendab asjakohaseid tehnilisi ja organisatsioonilisi meetmeid, et kaitsta isikuandmeid volitamata juurdepääsu, kadumise, muutmise või avalikustamise eest. Need meetmed hõlmavad juurdepääsukontrolli, autentimismehhanisme, rollipõhist juurdepääsu, vajaduse korral krüpteerimist, turvalisi varukoopiaid, järelevalvet ning koostööd professionaalsete IKT-teenusepakkujatega. Töötajad ja alltöövõtjad on seotud konfidentsiaalsuskohustustega.

12. Küpsised ja veebisaidi analüütika

ISTi veebisait kasutab küpsiseid, et tagada veebisaidi põhiline toimimine, hallata kasutajate nõusoleku-eelistusi ning koguda anonüümset statistilist teavet veebisaidi kasutamise kohta. Küpsised on väikesed tekstifailid, mis salvestatakse kasutaja seadmesse veebisaidi külastamise ajal.

12.1 Kasutatavate küpsiste liigid

IST kasutab järgmisi küpsiste kategooriaid:

Vajalikud küpsised

Need küpsised on veebisaidi toimimiseks hädavajalikud ja neid ei saa keelata. Kehtivate õigusaktide kohaselt ei ole nende kasutamiseks vaja kasutaja nõusolekut.

Analüütilised küpsised (nõutav nõusolek)

Neid küpsiseid kasutatakse koondatud ja anonüümse statistika kogumiseks selle kohta, kuidas külastajad veebisaiti kasutavad. Need salvestatakse alles pärast seda, kui kasutaja on andnud selgesõnalise nõusoleku.

IST kasutab Google Analyticsit üksnes statistilistel eesmärkidel, et saada ülevaadet veebisaidi kasutamisest ja parandada selle sisu. Analüütilisi andmeid ei kasutata profiilide koostamiseks, reklaamimiseks ega turunduseks.

12.2 Küpsiste kasutamise õiguslik alus

Vajalikud küpsised töödeldakse IST õigustatud huvi alusel tagada veebisaidi turvalisus ja toimimine. Analüütilisi küpsiseid töödeldakse kasutaja selgesõnalise nõusoleku alusel kooskõlas isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) ja kehtivate e-privaatsuse eeskirjadega. Kasutajad võivad oma nõusoleku igal ajal tagasi võtta või muuta.

12.3 Küpsiste kasutamise nõusoleku haldamine

IST kasutab küpsiste nõusoleku haldamise tööriista (CookieYes) kasutajate nõusoleku saamiseks, salvestamiseks ja haldamiseks. Veebilehe esmakordsel külastamisel pakutakse kasutajatele selget valikut, kas nõustuda mittevajalike küpsistega või need tagasi lükata. Nõusoleku seadeid saab igal ajal muuta veebilehel oleva küpsiste seadete lingi kaudu.

12.4 Küpsistega seotud andmete edastamine välismaale

Kui kasutatakse Google Analyticsi, võib andmeid töödelda Google LLC. IST tugineb rahvusvahelise andmeedastuse puhul asjakohastele kaitsemeetmetele, nagu Euroopa Komisjoni heaks kiidetud standardlepingutingimused, ning seadistustele, mis piiravad andmete kogumist ja muudavad IP-aadressid anonüümseks.

12.5 Küpsiste keelamine

Kasutajad saavad küpsiseid hallata või kustutada ka oma brauseri seadetest. Vajalike küpsiste keelamine võib mõjutada veebisaidi toimimist, samas kui analüütiliste küpsiste keelamine ei mõjuta veebisaidi põhilist kasutamist.

13. Generatiivse tehisintellekti ja chatbotiteenuste kasutamine

ISTi veebisaidil on kasutusel generatiivsel tehisintellektil põhinev chatbot, mille eesmärk on pakkuda üldist teavet kooli, selle õppekavade, vastuvõtu ja teenuste kohta. Chatbot on mõeldud abistavaks teabevahendiks ega asenda otsest suhtlust ISTi töötajatega.

Kui kasutajad suhtlevad chatbotiga, võidakse nende sõnumite sisu vastuste koostamiseks töödelda. Kasutajatel soovitatakse isikuandmeid mitte esitada, tundlikku teavet või teavet, mis on seotud tuvastatavate lastega, chatboti liidese kaudu.

Chatbot ei ole mõeldud järgmistele eesmärkidele:

Kõiki chatboti kaudu vabatahtlikult esitatud isikuandmeid töödeldakse kooskõlas käesoleva privaatsuspoliitikaga ja kehtivate andmekaitseseadustega.

Tehisintellekti teenusepakkujad ja andmete töötlemine

Chatbot töötab kolmandate osapoolte tehisintellekti tehnoloogia pakkujate abil, kes tegutsevad IST nimel andmetöötlejatena. Vajaduse korral on kehtestatud asjakohased andmetöötlemislepingud ja kaitsemeetmed, et tagada konfidentsiaalsus, turvalisus ja vastavus isikuandmete kaitse üldmäärusele (GDPR).

Chatbotiga peetavaid vestlusi töödeldakse ainult selleks, et anda vastuseid ning tagada teenuse kvaliteet, turvalisus ja toimivus. IST ei kasuta vestluste sisu profiilide koostamiseks, automatiseeritud otsuste tegemiseks ega turunduseks.

14. Andmesubjekti õigused

Andmesubjektidel on õigus tutvuda oma isikuandmetega, taotleda ebaõigete andmete parandamist, taotleda andmete kustutamist, kui see on asjakohane, piirata andmete töötlemist või esitada selle suhtes vastuväiteid, taotleda andmete ülekandmist, kui see on asjakohane, ning võtta oma nõusolek igal ajal tagasi, kui andmete töötlemine põhineb nõusolekul. Isikuandmetega seotud taotlused, sealhulgas juurdepääsu, parandamise, kustutamise, piiramise, vastuväite esitamise või nõusoleku tagasivõtmise taotlused, tuleks esitada, võttes ühendust dpo@ist.ee. IST vastab viivitamatult ja hiljemalt ühe kuu jooksul alates taotluse kättesaamisest. Andmete turvalisuse tagamiseks võib olla vaja isiku tuvastamist.

15. Kaebused ja järelevalveasutus

Kui andmesubjekt leiab, et tema isikuandmeid on töödeldud ebaseaduslikult, on tal õigus esitada kaebus Eesti Andmekaitseinspektsioonile.

16. Andmete rikkumised

IST-l on kehtestatud sisemised protseduurid isikuandmete rikkumiste tuvastamiseks, haldamiseks ja nendest teatamiseks. Kui GDPR seda nõuab, teatatakse andmerikkumistest järelevalveasutusele 72 tunni jooksul ning asjaomastele andmesubjektidele juhul, kui nende õigustele ja vabadustele on tekkinud suur oht.

17. Käesoleva privaatsuspoliitika muudatused

IST võib käesolevat privaatsuspoliitikat aeg-ajalt uuendada, et kajastada muudatusi seadusandluses, tegevuses või andmetöötluspraktikates. Viimane versioon avaldatakse alati IST veebilehel koos jõustumiskuupäevaga.

18. Jõustumiskuupäev

Käesolev privaatsuspoliitika jõustub alates selle avaldamisest IST veebilehel ja asendab kõik varasemad versioonid.

Lisateabe saamiseks võtke ühendust:

Tallinna Rahvusvaheline Kool OÜ
Valukoja 9, Ülemiste City, 11415 Tallinn
E-post: dpo@ist.ee
Veebisait: https://ist.ee